Yleisön pyynnöstä toinen sosiaalisen median esittely on Microsoft Lync, jota itsekin on tullut käytettyä työelämässä.
Mikä Lync, tai kuten meillä usein sitä kutsutaan, lynkki, sitten on? Lyhyesti sanottuna se on työkalu, jonka avulla voi pitää yhteyttä ja jakaa materiaalia ihmisille omalla työpaikalla. Yrityselämälle suunnattu pikaviestipalvelu. Erotuksena kuluttaja-asiakkaille suunnatuille tuotteille, kuten Microsoft messenger, Skype, Whatsapp tai Telegram Messenger (josta lisää Ollin blogissa), Lyncin kohdalla luvataan viestiliikenteen menevän käyttäen hyväksi suojattuja yhteyksiä sekä palvelimia. Yrityssalaisuudet pitäisi siis olla turvassa.
Microsoft Lyncin oli aiemmin nimeltään Microsoft Office Communicator mutta vaihtoi nimeä vuonna 2013 samalla kun palvelua uudistettiin muutenkin. Itse käytin aiemmin Communicatoria ja yksi iso ero Lynciin on Lyncin integroituminen muihin Microsoft Office tuotteisiin. Esimerkkinä tuosta vaikkapa se, että Lyncin saa automaattisesti säästämään pikaviestikeskustelut omaan sähköpostiin, jos käytössä on Outlook. Communicatorissa piti muistaa itse lähettää keskustelu itselleen sähköpostiin talteen. Ihan kätevä ominaisuus sillä joskus noita Lyncin pikaviesti-ikkunoita voi olla auki pitkälti toistakymmentä ja ei aina muista ottaa talteen kiireen keskellä mitä kenellekin on tullut luvaneeksi.
Koska kyseessä on yritystuote, niin ilmaiseksi sitä ei saa vaan se pitää ostaa, eikä sitä yleensä osteta erikseen vaan se on mukana isompaa pakettia, esimerkiksi Office 365. Mitenkä tuota sitten käytetään kun sen on tullut hankkineeksi?
Sen käyttö vaatii oman ohjelman, jonka sitten saakin halutessaan vaikka taulutietokoneeseen, mistä esimerkki alla.
| Microsoftin taulutietokone versio Lyncistä. |
Seuraavaksi pitää löytää ihmiset, joiden kanssa viestittelyä harrastaa. Mikäli yrityksessä on käytössä Outlook, niin Lync käyttää sen osoitekirjaa. Mikäli haluaisi aloittaa pikaviestikeskustelun, niin klikattaisiin tuota neliön muotoista puhekuplan näköistä symbolia mutta Lync tarjoaa mahdollisuuden myös soittaa IP-puhelun ao. henkilölle, jota itse en ole vielä koskaan kokeillut. Ihmisiä voi ryhmitellä, jolloin heidät löytää helposti ja ryhmäkeskustelun aloittaminen käy nopeasti.
| Osoitekirja, jossa näkyy myös onko henkilö varattu ( keltainen tai punamusta palkki kuvan vieressä) vai tavoitettavissa. |
Mikäli haluaa keskustella useamman ihmisen kanssa samaan aikaan, niin sekin onnistuu kutsumalla keskusteluun lisää osallistujia. Tuo on todella kätevä ominaisuus kun pitää muutaman ihmisen kanssa keskustella jostain työn lomassa, eikä ole aikaa tai asia ei vaadi sitä, että kutsuisi ihmiset palaveriin.
| Pikaviesti-ikkuna sekä ryhmäkeskustelun osallistujat. |
Näin aasinsiltamaisesti jos kuitenkin päätyy pitämään palaveria, niin Lync on apuna siinäkin. Usein palaveriin osallistutaan tulemalla paikan päälle. Aina tuo ei onnistu, esimerkiksi meillä toimipisteitä on ympäri Suomea ja ihmiset pitävät etätyöpäiviä. Lyncin kautta on mahdollisuus pitää virtuaalipalaveri, jossa käytetään hyväksi läppärin kameraa ja mikrofonia.
| Videokuvan jakaminen ei ole automaattisesti päällä, onneksi :) |
Tuota ominaisuutta tulee ainakin meillä käytettyä aika harvoin sillä kokouksen puhe hoidetaan neuvottelupuhelun avulla mutta kokouksen materiaali sitten jaetaankin Lyncillä. Useimmiten kyseessä on jokin Power Point -esitys mitä näytetään mutta Lyncin kautta voi periaatteessa jakaa näkyviin mitä ikinä haluaa omalta tietokoneeltaan näyttää.
 |
| Kuva materiaalin jakamisesta on eri lähteestä kuin muut ja tässä käytössä vähän vanhempi versio Lyncistä. |
Virtuaalikokoukseen voi kutsua oman yrityksen ulkopuolelta osallistujia, jolloin he tulevat mukaan käyttäen selainpohjaista käyttöliittymää, eli kokoukset eivät ole vain rajattu niihin jotka löytyvät Lyncin osoitekirjasta. Käytössä on kaikki samat ominaisuudet kuin jos käyttäisi tuota Lyncin omaa ohjelmaa.
| Selain vesio Lyncistä. |
Jos haluaa, niin kokouksen pöytäkirjaa voi pitää kokouksen aikana, niin että muut näkevät sen samaan aikaan käyttäen Notesia. Muut myös pääsevät tuota muokkaamaan samaan aikaan, joten sitä voi käyttää yhteisenä muistiinpanovälineenä.
| Onenote jako osallistujien kesken. |
Netistä löytyy montakin erilaista opastus- ja esittelyvideota Lyncistä, tässä yksi Microsoftilta.
